Dalam dunia bisnis, istilah quotation sering digunakan untuk memperjelas komunikasi antara penjual dan pembeli. Quotation menjadi dokumen penting yang berisi rincian harga, spesifikasi produk atau layanan, serta syarat dan ketentuan yang ditawarkan. Tidak hanya itu, dokumen ini juga berfungsi untuk membantu menghindari kesalahpahaman dalam proses transaksi bisnis.

Sebagai seorang wirausahawan, memahami bagaimana cara membuat quotation yang baik tentu dapat menjadi strategi mengembangkan bisnis, terutama untuk membangun kepercayaan terhadap klien. Apalagi, dokumen ini sering kali menjadi bahan pertimbangan utama klien sebelum membuat keputusan pembelian.

Di artikel ini, kamu akan mempelajari arti, fungsi, jenis-jenis, susunan, hingga cara membuat quotation yang efektif. Yuk, simak penjelasan lengkapnya untuk meningkatkan profesionalisme bisnismu!

Daftar Isi

Apa itu Quotation?

Secara sederhana, quotation adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh penjual untuk memberikan penawaran kepada calon pembeli. Dokumen ini biasanya mencantumkan informasi seperti daftar produk/jasa, harga, jumlah, dan syarat-syarat tertentu yang relevan.

Dalam banyak kasus, quotation menjadi tahap awal sebelum terjadinya kesepakatan kontrak antara kedua belah pihak. Lewat quotation, calon pembeli bisa menilai apakah penawaran tersebut sesuai dengan kebutuhan dan anggarannya.

Hal penting yang perlu kamu ketahui adalah quotation berbeda dengan invoice. Jika invoice diberikan setelah transaksi terjadi sebagai bukti pembayaran, quotation diberikan sebelum transaksi berlangsung. Fungsinya adalah sebagai alat negosiasi dan komunikasi bisnis.

Fungsi Quotation

Quotation memiliki peranan yang sangat penting dalam menjalankan bisnis, baik untuk bisnis kecil rumahan maupun perusahaan besar. Berikut adalah beberapa fungsi utama quotation yang wajib kamu pahami:

1. Memberikan Informasi Harga Secara Transparan

Quotation berfungsi untuk memberikan informasi harga secara jelas dan terperinci kepada klien. Dengan adanya dokumen ini, klien dapat mengetahui harga per unit, jumlah barang, dan total biaya. Ini sangat membantu dalam mengurangi risiko kesalahpahaman terkait biaya tambahan atau tersembunyi.

Sebagai contoh, dalam bisnis yang menggunakan strategi omnichannel marketing, quotation memudahkan pelaku bisnis untuk menyamakan harga dan informasi di berbagai saluran penjualan seperti e-commerce, toko fisik, atau platform media sosial.

2. Meningkatkan Kepercayaan Klien

Dokumen quotation yang profesional mencerminkan kredibilitas bisnis kamu. Klien akan merasa lebih percaya terhadap bisnis yang memberikan informasi yang jelas dan rinci. Kepercayaan ini sangat penting untuk menjalin hubungan jangka panjang, terutama jika kamu sering menghadapi proyek besar atau tender.

3. Sebagai Dasar Negosiasi

Quotation sering digunakan sebagai landasan awal untuk proses negosiasi antara penjual dan pembeli. Klien dapat membandingkan quotation yang diterima dari berbagai vendor sebelum membuat keputusan. Dengan menawarkan harga yang kompetitif dan syarat yang fleksibel, peluang memenangkan klien akan semakin besar. Dalam hal ini, perusahaan yang memanfaatkan analisis seperti big data dapat menyusun quotation lebih efektif dengan memahami preferensi klien secara mendalam.

4. Mengurangi Risiko Kesalahpahaman

Quotation membantu mengurangi risiko kesalahpahaman antara penjual dan pembeli. Semua rincian mengenai barang atau jasa, harga, serta syarat dan ketentuan tertulis dengan jelas dalam dokumen ini. Sebagai hasilnya, kedua belah pihak memiliki panduan yang sama dan meminimalkan potensi konflik di kemudian hari.

5. Mempermudah Administrasi dan Dokumentasi

Dalam bisnis yang terorganisir, quotation menjadi dokumen penting untuk keperluan administrasi. Dengan menyimpan semua quotation, kamu dapat dengan mudah melacak penawaran yang pernah dibuat untuk klien tertentu. Selain itu, dokumen ini juga berguna untuk arsip dan referensi jika ada perbedaan pendapat di masa depan.

Tim sales force biasanya menggunakan quotation sebagai alat bantu saat berinteraksi dengan calon pelanggan. Mereka dapat merujuk ke dokumen ini untuk memberikan penjelasan lebih detail tentang penawaran yang diajukan.

6. Mempermudah Proses Tender atau Proyek Besar

Untuk perusahaan yang sering mengikuti tender atau menangani proyek besar, quotation adalah salah satu dokumen utama yang harus disiapkan. Dokumen ini menunjukkan profesionalisme perusahaan dan mempermudah klien dalam menilai kualitas penawaran yang diajukan.

Contoh Quotation

Quotation atau penawaran harga dibuat dengan format dan susunan yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan bisnis. Berikut adalah beberapa contoh isi quotation yang umum digunakan dalam dunia bisnis:

1. Cash on Delivery (COD)

Metode pembayaran ini banyak digunakan untuk transaksi yang melibatkan barang fisik. Dalam quotation, biasanya dicantumkan bahwa pembayaran akan dilakukan oleh pembeli saat barang diterima. Contoh deskripsi dalam quotation:

Metode Pembayaran: Cash on Delivery (COD).
Syarat: Barang akan dikirim ke alamat yang telah disepakati, dan pembayaran dilakukan langsung kepada kurir saat barang diterima.

Metode ini sering dipilih dalam transaksi bisnis online, terutama bagi pembeli yang merasa lebih aman membayar setelah melihat barang secara langsung.

2. Cash Before Delivery

Metode pembayaran ini mengharuskan pembeli untuk melunasi pembayaran sebelum barang dikirim. Quotation akan mencantumkan rincian pembayaran serta tenggat waktu pelunasannya. Contoh deskripsi:

Metode Pembayaran: Cash Before Delivery.
Syarat: Pembayaran penuh dilakukan maksimal 2 hari setelah quotation diterima. Barang akan dikirimkan setelah pembayaran dikonfirmasi.

Cara ini sering digunakan dalam bisnis yang bertransaksi melalui platform marketplace, di mana keamanan pembayaran menjadi prioritas utama.

3. Term of Payment

Untuk transaksi skala besar atau bisnis B2B, Term of Payment (TOP) biasanya disertakan dalam quotation. Ini memberikan fleksibilitas pembayaran bagi klien dengan tenggat waktu tertentu. Contoh isi dalam quotation:

Term of Payment: 50% down payment sebelum pengiriman, 50% sisanya dilunasi dalam waktu 30 hari setelah barang diterima.
Catatan: Keterlambatan pembayaran akan dikenakan bunga sebesar 1% per minggu dari total transaksi.

Ketentuan ini sering diterapkan untuk proyek besar atau pengadaan barang skala besar.

4. Produk, Spesifikasi, Kuantitas, dan Harga

Rincian ini adalah bagian paling penting dalam quotation, karena memberikan informasi lengkap kepada pembeli tentang produk atau jasa yang ditawarkan. Contoh susunan:

Produk: Laptop Dell Inspiron 14.
Spesifikasi: Intel Core i7, RAM 16GB, SSD 512GB.
Kuantitas: 10 unit.
Harga: Rp 15.000.000 per unit.

Selain itu, quotation biasanya mencantumkan informasi tambahan seperti biaya pengiriman dan estimasi waktu pengiriman. Setelah barang dikirim, penjual juga akan menyertakan resi pengiriman sebagai bukti bahwa barang sudah dalam proses perjalanan.

5. Informasi Detail Penjual

Untuk memberikan kejelasan dan kemudahan komunikasi, quotation biasanya mencantumkan detail penjual, seperti:

Nama Perusahaan: PT ABC Jaya.
Alamat: Jl. Sudirman No. 45, Jakarta.
Kontak: +62 812 3456 7890.
Email: [email protected].

Dengan informasi ini, pembeli dapat menghubungi penjual dengan mudah jika ada pertanyaan terkait produk atau syarat pembayaran.

6. Informasi Detail Pembeli

Selain detail penjual, detail pembeli juga penting dicantumkan dalam quotation untuk memastikan bahwa dokumen ini sesuai dengan pesanan klien tertentu. Contoh informasi:

Nama Pembeli: PT XYZ Teknologi.
Alamat: Jl. Merdeka No. 12, Bandung.
Kontak: +62 821 2345 6789.
Email: [email protected].

Rincian ini membantu proses administrasi dan dokumentasi, terutama jika pembelian melibatkan banyak pihak.

Jenis-Jenis Quotation

Quotation hadir dalam berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Berikut ini adalah tiga jenis quotation yang paling umum:

1. Estimate Quotation

Estimate quotation adalah dokumen yang memberikan perkiraan harga untuk produk atau layanan yang akan ditawarkan. Jenis quotation ini biasanya digunakan dalam situasi di mana rincian proyek belum sepenuhnya ditentukan, sehingga memungkinkan fleksibilitas dalam biaya akhir.

Contoh penggunaannya adalah dalam proyek konstruksi, di mana penjual memberikan estimasi biaya material dan tenaga kerja berdasarkan kebutuhan awal klien. Estimate quotation membantu klien memahami kisaran biaya tanpa terikat pada harga final, sehingga memberikan ruang untuk negosiasi atau perubahan spesifikasi.

2. Fixed Price Breakdown

Fixed price breakdown adalah quotation yang mencantumkan rincian harga tetap untuk setiap elemen produk atau layanan yang ditawarkan. Dokumen ini biasanya digunakan ketika proyek memiliki spesifikasi yang jelas dan tidak ada kemungkinan perubahan biaya.

Jenis ini cocok untuk bisnis seperti penjualan produk massal atau layanan standar, di mana harga sudah ditentukan sebelumnya. Misalnya, perusahaan jasa pembuatan website toko online dapat memberikan fixed price breakdown untuk proyek web development dengan daftar fitur dan biaya masing-masing. Fixed price breakdown memberikan transparansi penuh kepada klien, sehingga menghindari kesalahpahaman terkait biaya tambahan.

3. Request for Quotation (RFQ)

Request for Quotation adalah dokumen yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta penawaran dari penjual. Dalam hal ini, klien yang menginisiasi proses dengan memberikan detail kebutuhan mereka, seperti spesifikasi produk, jumlah, dan waktu pengiriman.

Penjual kemudian merespons RFQ dengan memberikan quotation resmi berdasarkan permintaan tersebut. RFQ banyak digunakan dalam proses pengadaan barang atau jasa dalam skala besar, seperti tender perusahaan atau institusi pemerintah. Jenis quotation ini sangat membantu dalam membandingkan penawaran dari berbagai penjual. Jadi, klien bisa memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran mereka.

Susunan Quotation

Quotation merupakan dokumen formal yang harus memiliki struktur jelas agar mudah dipahami oleh klien. Berikut adalah susunan umum yang biasanya digunakan dalam membuat quotation:

Header Dokumen: Header mencakup informasi penting seperti nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, email, dan tanggal pembuatan quotation. Tambahkan nomor dokumen untuk memudahkan identifikasi.
Detail Penerima: Bagian ini mencakup nama klien atau perusahaan, alamat, dan kontak yang menerima quotation. Pastikan informasi ini akurat agar dokumen terlihat profesional.
Deskripsi Barang/Jasa: Sertakan daftar lengkap barang atau jasa yang ditawarkan, termasuk spesifikasi, jumlah, dan unit yang relevan. Penjelasan harus detail untuk menghindari kesalahpahaman.
Harga: Cantumkan harga setiap item secara rinci, subtotal, pajak, dan total harga. Pastikan perhitungannya transparan dan akurat.
Syarat dan Ketentuan: Jelaskan kebijakan terkait pembayaran, pengiriman, garansi, atau ketentuan tambahan lainnya.
Penutup: Tambahkan catatan singkat untuk mengundang diskusi lebih lanjut atau mengkonfirmasi persetujuan klien.

Cara Membuat Quotation

Membuat quotation yang profesional dan jelas adalah langkah penting dalam menjalankan bisnis. Quotation membantu kamu menjelaskan penawaran kepada klien dengan detail dan terstruktur. Berikut adalah langkah-langkah praktis untuk membuat quotation yang efektif:

1. Gunakan Template Profesional

Mulailah dengan template yang terstruktur dan mudah dimodifikasi. Pastikan template mencakup semua elemen penting, seperti header, detail penerima, daftar barang/jasa, harga, dan syarat ketentuan. Kamu bisa membuat template sendiri atau menggunakan software seperti Microsoft Word, Excel, atau aplikasi khusus quotation.

2. Masukkan Informasi Perusahaan

Pada bagian header, cantumkan nama perusahaan, logo, alamat, email, dan nomor telepon. Informasi ini penting untuk membangun kredibilitas dan mempermudah klien menghubungi kamu.

3. Tentukan Nomor Quotation

Setiap quotation harus memiliki nomor unik untuk mempermudah pencatatan dan pelacakan. Gunakan format sederhana, misalnya: QUO-2024-001.

4. Identifikasi Klien

Sertakan informasi lengkap tentang klien, seperti nama, alamat, dan kontak yang relevan. Hal ini menunjukkan bahwa quotation disusun khusus untuk mereka.

5. Jelaskan Barang/Jasa yang Ditawarkan

Tuliskan daftar barang atau jasa yang kamu tawarkan dengan detail. Sertakan deskripsi, jumlah, unit, dan harga satuan. Jika memungkinkan, tambahkan kolom untuk mencantumkan total harga per item.

6. Cantumkan Harga Total

Setelah menyusun daftar barang/jasa, hitung subtotalnya. Tambahkan pajak, diskon (jika ada), dan berikan total harga akhir. Pastikan perhitunganmu akurat untuk menghindari kesalahpahaman.

7. Tambahkan Syarat dan Ketentuan

Sertakan syarat pembayaran, kebijakan pengiriman, atau hal penting lainnya yang perlu diketahui klien. Misalnya, cantumkan tenggat waktu pembayaran, metode pembayaran yang diterima, atau kebijakan pengembalian barang.

8. Perhatikan Estetika Dokumen

Quotation yang profesional juga harus enak dilihat. Gunakan font yang mudah dibaca, tata letak rapi, dan warna yang tidak terlalu mencolok. Penampilan yang baik mencerminkan profesionalisme bisnismu.

9. Tinjau dan Koreksi

Sebelum mengirimkan quotation, periksa ulang semua informasi yang telah kamu cantumkan. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, angka yang salah, atau detail yang terlewatkan.

10. Kirimkan dengan Cara Tepat

Kirimkan quotation melalui email atau platform komunikasi resmi lainnya. Jika dikirim secara fisik, pastikan dokumen sudah ditandatangani untuk memberikan kesan profesional dan terpercaya.

Kesimpulan

Quotation merupakan dokumen penting dalam dunia bisnis yang berfungsi memberikan informasi harga secara jelas dan terstruktur kepada calon klien. Dengan memahami arti, fungsi, jenis-jenis, susunan, dan cara membuatnya, kamu dapat menyusun quotation yang profesional dan efektif untuk meningkatkan peluang closing deal.

Jika kamu ingin bisnis terlihat lebih profesional, memiliki website yang mendukung proses bisnis adalah langkah penting. Melalui jasa pembuatan website profesional dari Nevaweb, kamu bisa mendapatkan website yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis, termasuk fitur untuk mengelola dan mengirimkan quotation secara online. Tingkatkan kredibilitas dan efisiensi bisnismu dengan website berkualitas dari Nevaweb! Kunjungi situs kami sekarang dan mulailah transformasi digital bisnismu.